Filling system atau sistem kearsipan adalah suatu sistem kerja yang teratur, dimana mulai dari rangkaian penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pemeliharaan, pendataan hingga penyimpanan arsip perusahaan agar mudah ditemukan kembali dan terhindar dari resiko kehilangan. Proses pengarsipan yang tepat akan membuat kinerja perusahaan lebih efektif dan efisien, dan apabila arsip yang sudah tidak terpakai atau tidak dibutuhkan maka akan dimusnahkan, guna menghemat tempat simpan arsip.

Arsip yang merupakan sumber informasi, ingatan dan refersensi perusahaan tentukan akan berpengaruh besar bagi perusahaan jika arsip penting hilang atau tercecer. Arsip tersedia dalam berbagai bentuk, mulai dalam bentu surat (yang meliputi akta pendirian Lembaga/perusahaan, surat kontrak, berita acara, notulen rapat, dan laporan), rekaman, compact disc, hingga USB. Melalui arsip perusahaan bisa mempelajari kegagalan dan prestasi yang pernah dicapai. Bisa juga menjadi tolak ukur untuk memajukan perusahaan dan juga menghindari dari kegagalan. Maka sangat penting jika pengarsipan dilakukan dengan baik dan benar.

Terdapat berbagai cara penyimpanan arsip yang umum digunakan, tetapi bisa juga menggunakan sistem berikut dalam pengelolaan dan penyimpanan arsip:

1. Sistem Abjad

Pengelolaan arsip dengan sistem abjad merupakan sistem dimana arsip akan disusun berdasarkan abjad dari A hingga Z dengan mengacu pada pedoman pengaturan indeks. Untuk sistem abjad ini bisa gunakan 3 jenis folder berikut: folder campuran, folder individu dan folder khusus.

• Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengumpulkan dokumen yang akan diarsipkan, kemudian memeriksa dokumen tersebut dan menyortir mana saja yang bisa disimpan atau yang akan dimusnahkan.
• Kedua mengindeks dokumen dengan cara memberi label atau nama yang digunakan sebagai identitas penyimpanan dokumen. Setelah itu memberikan kode untuk setiap dokumen sesuai dengan abjad yang bisa diambil dari huruf pertama pada nama dokumen yang telah diindeks, kemudian tulis pada kode surat.
• Ketiga Menyusun arsip berdasarkan abjad masing-masing untuk mempermudah Langkah penyimpanan. Filling cabinet dan folder bisa digunakan untuk tempat penyimpanan surat.

Keuntungan dengan menggunakan sistem abjad ini adalah berkas dapat langsung ditempatkan pada tempat peyimpanannya, penataan yang mudah dan sederhana, keselahan penempatan berkas mudah untuk diperbaiki dan biaya yang murah.

2. Sistem Tanggal

Untuk sistem tanggal ini dokumen akan diurutkan berdasarkan tanggal, bulan dan tahun. Untuk menentukan tanggalnya biasanya disesuiakan dengan tanggal masuk atau diciptakannya dokumen tersebut.

• Langkah pertama adalah siapkan dokumen yang akan dikelola dan diarsipkan. Indeks arsip berdasarkan tanggal utama dan sub tanggal.
• Kedua memberikan kode dengan menggunakan kode tanggal, dimana merupakan tanggal masuk arsip atau dokumen tersebut.
• Ketiga, setelah itu buatlah pengelompokan berdasarkan tanggal yang sama dan kemudian menyimpan dokumen file dan ditempatkan ditempat seperti filling cabinet dan folder yang sudah diberikan kode penyimpanan yang sesuai.

Penyimpanan berdasarkan tanggal ini sangat cocok dengan bidang usaha yang berkaitan dengan tanggal jatuh tempo. Keuntungan dari sistem tanggal ini juga karena sistemnya sangat sederhana dan mudah untuk diterapkan.

 

Source: https://brainly.co.id/tugas/15687129

https://pustakaarsip.kamparkab.go.id/artikel-detail/1388/sistem-penyimpanan-arsip